UTBM : qualité plurielle

Combien font 9001+13 485+14 001 ? À l’UTBM, ça fait 3. Trois certifications qui attestent de la mise en place de systèmes de management de la qualité. Pas si répandu que ça en université et indispensable pour améliorer les pratiques tout comme la visibilité de l’établissement vis-à-vis de l’extérieur.

L’histoire commence il y a une dizaine d’années au LERMPS, devenu depuis une entité de l’IRTES. L’idée se transforme en projet puis en actions, actions qui portent leurs premiers fruits avec l’obtention de la certification ISO 9001 sur un premier périmètre dès 2008, et qui se poursuivent depuis avec l’extension de ce même périmètre.

Traitement de surface au laboratoire IRTES-LERMPS
Traitement de surface au laboratoire IRTES-LERMPS

Cette première certification porte d’abord sur la recherche partenariale. Comme le souligne le directeur de l’IRTES, Ghislain Montavon, « elles sont gages d’une professionnalisation croissante et continue de nos activités, du respect de nos engagements  vis-à-vis de nos partenaires, notamment en termes de délais, et de la satisfaction de ces derniers. » En 2013, l’institut a compté quelque 117 partenaires (dont 22 étrangers), parmi lesquels figurent notamment Safran, General Electric, Eurocopter, EADS, PSA Peugeot Citroën et Alstom Transport.

La certification atteste aussi de la qualité de l’ingénierie pédagogique, donc des dispositifs d’enseignement (process d’organisation, préparation et évaluation des cours…), qui ont été mis en place dans le cadre d’actions qualifiantes de formation continue. Elle a été complétée par l’obtention, en 2010, de la certification ISO 13 485. Celle-ci récompense tout le travail mené pour améliorer la traçabilité dans le cadre de recherches menées dans le domaine biomédical, en particulier en termes d’archivage de documents et de stockage d’échantillons.

Étendre la démarche qualité à l’ensemble de l’établissement

Remise de la certification ISO 14001
Remise de la certification ISO 14001

Le 8 juillet 2013, l’UTBM franchit une nouvelle étape en décrochant la certification ISO 14 001. Contrairement aux deux autres, elle ne concerne pas – pour l’instant – les activités de recherche, et atteste de la mise en place d’un système de management environnemental. Le domaine, très ciblé mais « consensuel », constitue surtout une porte d’entrée pour faire progressivement rentrer la démarche qualité « dans la culture de l’UTBM », souligne la responsable qualité de l’établissement, Sandrine Pastant.

Certifiée pour les actions d’ores et déjà mises en place sur le site de Sevenans (hors activités de recherche), l’UTBM vise une nouvelle certification pour le bâtiment M, à Montbéliard, suite à un audit qui sera mené du 4 au 6 juin prochains.

 

Baisse de 27 % de la consommation de papier A4

L’engagement dans cette troisième démarche s’est d’abord traduit par de gros efforts pour limiter l’empreinte écologique de l’établissement. Parmi les résultats les plus marquants figure la baisse de plus d’un quart des consommations de papier A4 en 4 ans. Un résultat atteint grâce aux campagnes de sensibilisation menées l’an passé.

Sandrine Pastant et Virginie Breuillard, responsable HSE (Hygiène sécurité environnement), travaillent à faire franchir un nouveau cap à l’UTBM via la réorganisation de son parc d’imprimantes et de photocopieurs. Objectif : ne plus acheter mais louer, et surtout mutualiser les appareils afin d’en finir avec des imprimantes individuelles souvent plus consommatrices d’encre, d’énergie et de papier. Action d’autant plus pertinente qu’un audit pointait la présence de 200 imprimantes et photocopieurs pour 420 personnels ! Un nouveau marché public, portant sur la maintenance et la location de 100 machines, doit être lancé d’ici cet été.

Autre action visible, celle qui a permis de limiter les impacts environnementaux (sur l’eau, l’air, le sol et en matière de déchets) de 130 en 2011, à 43 aujourd’hui sur Sevenans. Elle a été prise en main par les correspondants HSE qui ont relayé les consignes visant en particulier à améliorer la gestion des produits chimiques. Ces correspondants ont également été partie prenante pour améliorer la gestion des situations d’urgence : en communiquant les instructions pour adopter les bons gestes et prendre les bonnes mesures en cas de déversement d’un produit et d’un incendie. Ce sont eux qui devront aussi organiser des exercices pour préparer les personnels à être plus réactifs en situation d’urgence.

Enfin, concernant le tri des déchets, en plus des bonnes habitudes prises sur tous les sites en matière de recyclage, les pilotes de la démarche ont aussi fait en sorte de mieux sélectionner les prestataires, en vérifiant en particulier agréments et autorisations d’exploitation.

En 2014, priorité sur la réduction des consommations d’énergie 

Cette année, les nouvelles actions porteront surtout sur la consommation d’énergie, eau et électricité. Mais pour changer les habitudes et l’organisation encore faut-il savoir qui ou ce qui consomme le plus, et quand. Pour ce faire, le service du patrimoine, l’un des plus impliqués dans la démarche, a d’ores et déjà installé 36 sous-compteurs d’électricité sur le site de Sevenans contre… 1 seul auparavant ! Et le travail n’est pas fini…

Vue du bâtiment pont de Sevenans
Vue du bâtiment Pont du campus de Sevenans

Les certifications obtenues, comme la mise en place des démarches, sont bénéfiques à plus d’un titre. Parce que, même si comme le concède Ghislain Montavon, les partenaires comme les candidats « se tournaient déjà vers l’UTBM parce qu’elle dispose de compétences connues et reconnues », le label apporte bel et bien un « supplément d’âme ». Il donne plus de visibilité à l’UTBM, donc un avantage dans la course aux contrats. C’est un « plus » également dans la course aux subventions, constat étant que de plus en plus de programmes européens « intègrent dans les critères de sélection, la nécessité de travailler avec des partenaires détenteurs de certifications ».

Enfin, les démarches ont permis « d’inscrire l’établissement dans un cercle vertueux ». Car il ne suffit pas d’obtenir une fois une certification pour la conserver à vie. Il faut évidemment, via des audits de suivi annuels et des audits de certification menés tous les trois ans, prouver que l’UTBM fait ce qu’elle s’est engagée à faire, et encore davantage. En ce sens, la certification engage donc l’université sur « une amélioration continue de ses performances et des compétences de ses personnels ». D’où l’intérêt affiché d’étendre progressivement ces démarches sur tous les sites, tous les laboratoires et à d’autres activités.

Le visible...

– 3 certifications obtenues depuis 2008 : ISO 9001 et 13 485 pour l’IRTES-LERMPS et ISO 14 001 pour le site de Sevenans (hors activités de recherche).

– Diminution de 67 % des impacts environnementaux sur le site de Sevenans (hors activités de recherche) depuis 2011 : 43 impacts significatifs relevés aujourd’hui contre 130 en 2011.

– Diminution de 27 % de la consommation de papier A4 depuis 2010 et de 12 % du coût, soit environ 8000 euros d’économie.

– 7,7 tonnes de déchets chimiques recyclés en 2013, 10 tonnes de déchets d’équipements électriques et électroniques, 22 tonnes de déchets verts, 23 tonnes de déchets encombrants.

… et l'invisible

Si aujourd’hui des résultats sont clairement perceptibles, on oublie souvent qu’en amont c’est un travail énorme qui a été et continue d’être mené sur la partie organisationnelle. Car ça n’est pas moins de 4 étapes qu’il faut franchir jusqu’à l’audit de certification : diagnostic de l’existant, mise en place d’outils, phase de déploiement – la plus longue – qui consiste à écrire les processus et à les faire vivre, avant d’aboutir à la phase de test.

Du boulot « invisible » mais qui implique des équipes projets et de nombreux services : services RH, financier, juridique, le service des affaires générales, patrimoine, informatique et correspondants HSE. Savez-vous, par exemple, que pour ne pas gêner le fonctionnement de l’UTBM, le service patrimoine installe ses compteurs le week-end ? Que le service juridique est un incontournable pour tout ce qui a trait notamment à la propriété intellectuelle ? Que la diminution des impacts environnementaux a été rendue possible grâce au rôle de relais d’information joué par les 24 correspondants HSE, et à leur travail collaboratif ? 13 d’entre eux seront même formés, le 20 mars prochain, à réaliser des audits terrains croisés, c’est-à-dire à s’auditer entre eux.

Crédits

Un article de Camille Pons
Crédits photos : Marc Barral Baron / DR / UTBM

  

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